Comment arrêter de consulter ses e-mails toutes les cinq minutes ?
Pas besoin de plus de volonté : il suffit de décider quand lire et de laisser le courrier attendre. Quatre habitudes concrètes, et ce que fait un mode Focus.
Tu ouvres ta boîte « juste une seconde », tu réponds à deux messages, et quand tu reviens à ce que tu faisais, tu ne sais plus où tu en étais. Ce n’est pas un manque de discipline. C’est ainsi que fonctionne un logiciel de messagerie classique : chaque nouveau message réclame ton attention tout de suite.
Pourquoi est-ce que je regarde mes e-mails sans arrêt ?
Parce que c’est le logiciel qui décide pour toi. Chaque notification est un petit appel, et le cerveau apprend à répondre à l’appel. Plus tu reçois de notifications, plus tu vérifies souvent, même quand rien n’est arrivé.
Il y a aussi une raison moins évidente : la boîte mélange tout. Le message du client important se trouve à côté de la quittance automatique et de la newsletter. Comme tu ne sais pas ce que tu vas trouver, tu vérifies tout, tout le temps.
Les interruptions me font-elles vraiment moins bien travailler ?
Elles te font travailler plus vite, mais à tes dépens. Une étude de Gloria Mark et de ses collègues de l’Université de Californie à Irvine, présentée à la conférence CHI en 2008, a observé des personnes qui effectuaient une tâche avec et sans interruptions. Les personnes interrompues finissaient le travail en moins de temps et avec la même qualité, mais elles déclaraient plus de stress, plus de frustration, plus de pression et plus de fatigue.
Autrement dit : les interruptions ne se voient pas dans le résultat, elles se paient le soir.
Comment reprendre le contrôle de mes e-mails ?
Avec quatre habitudes, de la plus facile à la plus efficace :
- Choisis deux ou trois moments fixes pour lire ton courrier : le matin, après la pause de midi, avant de partir. En dehors de ces moments, le logiciel reste fermé.
- Coupe les notifications, toutes sauf celles des personnes qui comptent vraiment : le patron, les clients principaux, la personne qui te remplace.
- Sépare les personnes des machines. Quittances, alertes automatiques et newsletters peuvent aller dans des dossiers à part, à regarder une fois par jour.
- Travaille par blocs. Quarante ou cinquante minutes sur une seule chose, puis une courte pause. Pendant le bloc, le courrier attend.
La troisième et la quatrième sont les plus difficiles à tenir à la main : elles demandent des règles, des filtres et de la discipline chaque jour. C’est exactement le travail qu’un logiciel de messagerie devrait faire à ta place.
Que fait le mode Focus d’Akomodix ?
Il fait ces quatre choses tout seul. Dans les apps Akomodix, sur le téléphone et sur l’ordinateur :
- Un seul interrupteur, des blocs de travail et des pauses. Pendant un bloc, seuls les VIP et les réponses aux conversations en cours notifient tout de suite ; le reste arrive à la fin du bloc.
- Il s’active d’un geste, sur le téléphone aussi depuis les réglages rapides. Pas de compteurs ni de série à ne pas casser : c’est toi qui décides.
- Le courrier se trie tout seul en Personnes, Automatiques et Newsletters : quand tu ouvres l’app, tu vois d’abord qui t’a vraiment écrit.
- Sur le téléphone, le calendrier s’ouvre sur la vue Maintenant, c’est-à-dire sur ce qui se passe maintenant et sur ce qui vient ensuite, et les tâches avec une date apparaissent à côté des rendez-vous.
Que peux-tu faire dès demain ?
Choisis tes trois créneaux pour le courrier et inscris-les dans ton calendrier comme des rendez-vous avec toi-même. Ouvre ensuite les réglages du téléphone et coupe les notifications du courrier, en ne gardant que les contacts importants. Ça prend cinq minutes, et pour le reste de la journée, c’est toi qui décides de ton emploi du temps.
Si tu veux travailler ainsi dans toute l’entreprise, avec des outils qui le font à ta place, écris-nous. Nous te montrons comment fonctionnent nos apps, et ce qu’il faut pour démarrer.
Questions fréquentes sur ce sujet
Si je ne réponds pas tout de suite aux clients, je risque de les perdre ?
Presque jamais. La plupart des e-mails ne sont pas urgents, et ceux qui ont une vraie urgence téléphonent en général. Le vrai risque, c'est de ne pas distinguer les quelques messages urgents des autres. C'est pourquoi il vaut mieux toujours laisser passer les personnes importantes, comme les clients principaux ou le patron, et faire attendre tout le reste pendant une heure.
À quelle fréquence faut-il consulter ses e-mails ?
Cela dépend du travail, mais pour beaucoup, trois moments par jour suffisent : le matin, après la pause de midi et avant de partir. Qui travaille au contact des clients peut aller jusqu'à un coup d'œil par heure. L'essentiel, c'est que tu choisisses l'horaire toi-même, et qu'entre deux consultations, le courrier ne t'interrompe pas.
C'est quoi, un mode Focus dans une app de messagerie ?
C'est un interrupteur qui, pendant une durée que tu choisis, retient les messages non urgents et laisse passer seulement ceux des personnes que tu as désignées comme importantes. À la fin du bloc, tu retrouves tout, bien rangé. Dans les apps Akomodix, il fonctionne avec des blocs de travail et des pauses ; sur le téléphone, il s'active d'un geste, aussi depuis les réglages rapides.