Come smettere di controllare la posta ogni cinque minuti?
Non serve più forza di volontà: serve decidere quando leggere, e lasciare che la posta aspetti. Quattro abitudini concrete e cosa fa una modalità concentrazione.
Apri la posta “solo un attimo”, rispondi a due messaggi, e quando torni al lavoro di prima non ti ricordi più a che punto eri. Non è mancanza di disciplina. È il modo in cui funziona un programma di posta classico: ogni messaggio nuovo chiede la tua attenzione subito.
Perché controllo la posta di continuo?
Perché è il programma a decidere per te. Ogni notifica è un piccolo richiamo, e il cervello impara a rispondere al richiamo. Più notifiche ricevi, più spesso controlli, anche quando non è arrivato niente.
C’è anche una ragione meno ovvia: la posta mescola tutto. Il messaggio del cliente importante sta accanto alla ricevuta automatica e alla newsletter. Siccome non sai cosa troverai, controlli tutto, sempre.
Le interruzioni mi fanno davvero lavorare peggio?
Ti fanno lavorare più in fretta, e peggio per te. Uno studio di Gloria Mark e colleghi dell’Università della California a Irvine, presentato alla conferenza CHI nel 2008, ha osservato persone che svolgevano un compito con e senza interruzioni. Chi veniva interrotto finiva il lavoro in meno tempo e con la stessa qualità, ma dichiarava più stress, più frustrazione, più pressione e più fatica.
In altre parole: le interruzioni non si vedono nel risultato, si pagano alla sera.
Come riprendo il controllo della posta?
Con quattro abitudini, dalla più facile alla più efficace:
- Scegli due o tre momenti fissi per leggere la posta: all’inizio, dopo pranzo, prima di chiudere. Fuori da quei momenti, il programma resta chiuso.
- Spegni le notifiche, tutte tranne quelle delle persone che contano davvero: il titolare, i clienti principali, chi ti sostituisce.
- Separa le persone dalle macchine. Ricevute, avvisi automatici e newsletter possono andare in cartelle a parte, da guardare una volta al giorno.
- Lavora a blocchi. Quaranta o cinquanta minuti su una cosa sola, poi una pausa breve. Durante il blocco, la posta aspetta.
La terza e la quarta sono le più difficili da mantenere a mano: richiedono regole, filtri e disciplina ogni giorno. È esattamente il lavoro che un programma di posta dovrebbe fare per te.
Cosa fa la modalità Focus di Akomodix?
Fa quelle quattro cose da sola. Nelle app Akomodix, sul telefono e sul computer:
- Un solo interruttore, blocchi di lavoro e pause. Durante un blocco solo i VIP e le risposte nelle conversazioni in corso avvisano subito; il resto arriva a fine blocco.
- Si accende con un tocco, sul telefono anche dalle impostazioni rapide. Niente contatori e niente serie da non interrompere: decidi tu.
- La posta si divide da sola in Persone, Automatiche e Newsletter: quando apri l’app vedi prima chi ti ha scritto davvero.
- Sul telefono il calendario si apre su Adesso, cioè su quello che succede ora e su cosa viene dopo, e le attività con una data compaiono accanto agli appuntamenti.
Cosa puoi fare da domani?
Scegli i tuoi tre orari per la posta e scrivili in agenda come appuntamenti con te stesso. Poi apri le impostazioni del telefono e spegni le notifiche della posta, lasciando solo i contatti importanti. Ci vogliono cinque minuti, e per il resto della giornata l’agenda la decidi tu.
Se vuoi lavorare così in tutta l’azienda, con strumenti che lo fanno al posto tuo, scrivici: ti mostriamo come funzionano le nostre app, e cosa serve per partire.
Domande frequenti su questo tema
Se non rispondo subito ai clienti, non rischio di perderli?
Quasi mai. La maggior parte delle email non è urgente, e chi ha davvero un'urgenza di solito telefona. Il rischio vero è non distinguere i pochi messaggi urgenti dagli altri. Per questo conviene lasciar passare sempre le persone importanti, come i clienti principali o il titolare, e far aspettare tutto il resto per un'ora.
Ogni quanto dovrei controllare la posta?
Dipende dal lavoro, ma per molti bastano tre momenti al giorno: all'inizio, dopo pranzo e prima di chiudere. Chi lavora a contatto con i clienti può scendere a un controllo ogni ora. L'importante è che l'orario lo scelga tu, e che fra un controllo e l'altro la posta non ti interrompa.
Cos'è una modalità concentrazione in un'app di posta?
È un interruttore che, per un tempo che scegli, trattiene i messaggi non urgenti e lascia passare solo quelli delle persone che hai indicato come importanti. Alla fine del blocco trovi tutto lì, in ordine. Nelle app Akomodix funziona con blocchi di lavoro e pause; sul telefono si accende con un tocco anche dalle impostazioni rapide.