Dove sono salvate le email della tua azienda, e perché conta?

“Le nostre email sono dal fornitore.” È la risposta che danno quasi tutti. È vera, ma è solo la prima delle tre risposte giuste.

Dove sono salvate le email della mia azienda?

In tre posti, di solito:

1. Sul server del fornitore, e nei suoi backup. È la copia principale, quella che il contratto descrive.
2. Su ogni dispositivo che legge la posta. Telefoni, portatili e computer dell’ufficio tengono spesso una copia locale, per funzionare anche senza rete.
3. In copie di terzi, create da app o servizi collegati: un’app di posta che sincronizza attraverso il cloud del suo produttore, un inoltro automatico verso una casella privata, un servizio di archiviazione o un assistente che legge la posta per riassumerla.

La terza categoria è quella che nessuno ha scelto consapevolmente, e quella che conviene cercare.

Perché è importante sapere dove sono?

Perché ogni copia ha le sue regole. Nella posta di un’azienda ci sono contratti, offerte, dati di clienti e a volte di pazienti.

• La legge. Con la nuova legge svizzera sulla protezione dei dati (nLPD), in vigore dal 1° settembre 2023, chi tratta dati personali deve sapere quali fornitori li trattano per suo conto e dove.
• Chi controlla. Il CLOUD Act americano del 2018 permette alle autorità statunitensi di chiedere a un fornitore americano i dati che controlla, ovunque siano conservati. Conta chi gestisce il servizio, non solo dove sta il disco.
• Chi può cancellare. Quando un collaboratore se ne va o una casella viene chiusa, le copie sui dispositivi e presso terzi non spariscono da sole.

Quali domande faccio al mio fornitore di posta?

Cinque, e le risposte dovrebbero stare in una pagina:

1. In quale Paese sono i server, compresi quelli dei backup?
2. Quale società controlla il servizio, e a quale legge è soggetta?
3. Chi, dentro il fornitore, può accedere alle caselle, e in quali casi?
4. Per quanto tempo restano i backup, e cosa succede ai dati se disdici?
5. Posso esportare tutta la casella con protocolli standard, in qualsiasi momento?

Se il fornitore non risponde con chiarezza a una di queste, hai già imparato qualcosa.

Come trovo le copie che non conosco?

Guarda tre cose, una volta all’anno:

• Le app di posta sui telefoni aziendali: alcune sincronizzano attraverso il cloud del produttore, e lo dicono nelle proprie pagine di supporto.
• Le regole di inoltro automatico nelle caselle: un inoltro verso un indirizzo privato è una copia fuori controllo.
• I servizi collegati alla posta: calendari esterni, archiviazione, assistenti e app a cui qualcuno ha dato accesso alla casella.

Dove sono le email con Akomodix?

Sul nostro server in Svizzera e sui tuoi dispositivi, senza copie di terzi in mezzo. La piattaforma gira su hardware nostro, in datacenter svizzeri, gestita da una società svizzera. Le app Akomodix si collegano direttamente al server, senza un cloud intermedio, e con i protocolli standard la casella si può sempre esportare per intero.

Le tre verifiche qui sopra, invece, le puoi fare questa settimana, con il fornitore che hai. Se vuoi un secondo parere sulle risposte che ricevi, scrivici.