Wo sind die E-Mails deiner Firma gespeichert, und warum ist das wichtig?

„Unsere E-Mails sind beim Anbieter.“ Das sagen fast alle. Es stimmt, ist aber nur die erste von drei richtigen Antworten.

Wo sind die E-Mails meiner Firma gespeichert?

Meistens an drei Orten:

1. Auf dem Server des Anbieters, und in seinen Backups. Das ist die Hauptkopie, die im Vertrag beschrieben ist.
2. Auf jedem Gerät, das die Post liest. Telefone, Laptops und Bürocomputer behalten oft eine lokale Kopie, damit sie auch ohne Netz funktionieren.
3. In Kopien bei Dritten, angelegt von verbundenen Apps oder Diensten: eine E-Mail-App, die über die Cloud ihres Herstellers synchronisiert, eine automatische Weiterleitung an ein privates Postfach, ein Archivdienst oder ein Assistent, der die Post liest, um sie zusammenzufassen.

Die dritte Kategorie hat niemand bewusst gewählt. Genau nach ihr lohnt es sich zu suchen.

Warum ist es wichtig zu wissen, wo sie liegen?

Weil jede Kopie ihre eigenen Regeln hat. In der Post einer Firma stecken Verträge, Offerten, Kundendaten und manchmal Patientendaten.

• Das Gesetz. Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG), in Kraft seit dem 1. September 2023, musst du wissen, welche Anbieter Personendaten in deinem Auftrag bearbeiten und wo.
• Wer kontrolliert. Der amerikanische CLOUD Act von 2018 erlaubt US-Behörden, von einem amerikanischen Anbieter die Daten zu verlangen, die er kontrolliert, egal wo sie gespeichert sind. Es zählt, wer den Dienst betreibt, nicht nur, wo die Festplatte steht.
• Wer löschen kann. Wenn jemand aus dem Team geht oder ein Postfach geschlossen wird, verschwinden die Kopien auf Geräten und bei Dritten nicht von selbst.

Welche Fragen stelle ich meinem E-Mail-Anbieter?

Fünf, und die Antworten sollten auf eine Seite passen:

1. In welchem Land stehen die Server, auch die für Backups?
2. Welche Firma kontrolliert den Dienst, und welchem Recht untersteht sie?
3. Wer beim Anbieter kann auf die Postfächer zugreifen, und in welchen Fällen?
4. Wie lange bleiben die Backups bestehen, und was passiert mit den Daten, wenn du kündigst?
5. Kann ich das ganze Postfach jederzeit über Standardprotokolle exportieren?

Antwortet der Anbieter auf eine dieser Fragen nicht klar, hast du schon etwas gelernt.

Wie finde ich Kopien, von denen ich nichts weiss?

Prüf einmal im Jahr drei Dinge:

• Die E-Mail-Apps auf den Firmentelefonen: Manche synchronisieren über die Cloud des Herstellers und schreiben das auf ihren eigenen Supportseiten.
• Die Regeln für automatische Weiterleitung in den Postfächern: Eine Weiterleitung an eine private Adresse ist eine Kopie, die du nicht mehr kontrollierst.
• Die mit der Post verbundenen Dienste: externe Kalender, Archive, Assistenten und Apps, denen jemand Zugriff auf das Postfach gegeben hat.

Wo liegen die E-Mails bei Akomodix?

Auf unserem Server in der Schweiz und auf deinen Geräten, ohne Kopien bei Dritten dazwischen. Die Plattform läuft auf unserer eigenen Hardware in Schweizer Rechenzentren, betrieben von einer Schweizer Firma. Die Akomodix Apps verbinden sich direkt mit dem Server, ohne Cloud dazwischen, und über die Standardprotokolle lässt sich das Postfach jederzeit vollständig exportieren.

Die drei Prüfungen oben kannst du dagegen schon diese Woche machen, mit deinem heutigen Anbieter. Wenn du eine zweite Meinung zu den Antworten willst, die du bekommst, schreib uns.