Kann ich den E-Mail-Anbieter wechseln, ohne E-Mails und Kalender zu verlieren?
Ja, wenn du weisst, was von selbst mitkommt und was nicht. Was am häufigsten verloren geht, die richtige Reihenfolge und wie du Tage ohne E-Mail vermeidest.
„Wir wechseln den Anbieter, aber ich will nichts verlieren, und niemand soll zwei Tage ohne E-Mail sein.“ Das ist die richtige Forderung, und sie ist machbar. Das Risiko liegt nicht in den E-Mails. Es liegt in allem, von dem du nicht weisst, dass du es hast, bis es fehlt.
Kann ich alle E-Mails mitnehmen?
Ja, wenn sie auf dem Server liegen. Die Post wird mit IMAP kopiert, dem Standardprotokoll, das fast jeder Anbieter unterstützt: Ordner, gelesene und ungelesene Nachrichten, Anhänge. Es gibt Werkzeuge, die Postfach für Postfach von einem Server auf den anderen kopieren und die Kopie wiederholen können, um nur die neuen Nachrichten zu holen.
Und was ist mit Kalender und Kontakten?
Auch die ziehen um, nur auf einem anderen Weg. Kalender und Kontakte laufen nicht über IMAP: Sie nutzen CalDAV und CardDAV, oder du exportierst sie in Standarddateien, iCalendar (.ics) für Termine und vCard (.vcf) für Kontakte. Achtung bei Einladungen: Serientermine und die Antworten der Teilnehmenden solltest du nach dem Umzug prüfen.
Was geht beim Anbieterwechsel am häufigsten verloren?
Alles, was nirgends aufgeschrieben ist. Nach unserer Erfahrung sind es diese Dinge:
- Regeln und Filter: die Ordner, in die sich die Post von selbst einsortiert.
- Signaturen und Abwesenheitsnotizen: Sie sind oft nur im Programm gespeichert, nicht auf dem Server.
- Aliasse und Verteiler:
info@,buchhaltung@, die Adressen, die bei mehreren Personen landen. - Geteilte Postfächer und Stellvertretungen: wer für wen lesen oder schreiben darf.
- Lokale Archive: PST-Dateien von Outlook oder Ordner nur auf dem Computer, die der Anbieter nicht sieht.
Mach vor dem Wechsel eine Bestandsaufnahme dieser fünf Punkte. Das ist eine Stunde Arbeit und erspart dir Wochen mit „aber vorher hat es funktioniert“.
In welcher Reihenfolge läuft der Umzug?
In sechs Schritten, und die Reihenfolge zählt:
- Bestandsaufnahme: Postfächer, Aliasse, geteilte Postfächer, Geräte, lokale Archive.
- Domain vorbereiten: Ein paar Tage vorher wird die Gültigkeitsdauer der DNS-Einträge gesenkt, damit sich die Umstellung schneller verbreitet.
- Erste Kopie von E-Mails, Kalender und Kontakten, während das alte Postfach noch in Betrieb ist.
- Umstellung der Domain (der MX-Einträge) auf den neuen Server.
- Zweite Kopie nur der Nachrichten, die in der Zwischenzeit angekommen sind.
- Geräte einrichten, mit fertigen Anleitungen für die Mitarbeitenden.
Der alte Anbieter bleibt einige Wochen aktiv: Er ist das Sicherheitsnetz für Nachrichten, die während der Umstellung eintreffen.
Wie läuft der Wechsel zu Akomodix?
Ohne dass jemand stillsteht. Bei Akomodix geht die Domain vom ersten Tag an auf den neuen Server, und die Postfächer, die noch nicht umgezogen sind, erhalten ihre Post weiter aus dem bisherigen System: Es zieht ein Postfach nach dem anderen um, ohne eine Nacht, in der sich alles auf einmal ändert. Der Umzug von den verbreitetsten Systemen gehört zur Plattform, und für die heutigen Akomodix-Kunden bereiten wir ihn selbst vor.
Wenn du über einen Wechsel nachdenkst, kannst du die Bestandsaufnahme schon jetzt machen: Schreib uns, wie viele Postfächer, Aliasse und Geräte ihr habt, und wir sagen dir, was du bei jedem Anbieter verlieren könntest, uns eingeschlossen.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Wie lange bin ich beim Wechsel ohne E-Mail?
Wenn der Umzug gut vorbereitet ist, sehr kurz oder gar nicht. Die Post wird kopiert, während das alte Postfach noch läuft, dann wird die Domain umgestellt (die MX-Einträge) und zum Schluss nur noch kopiert, was in der Zwischenzeit angekommen ist. Heikel sind die Stunden, in denen die Server im Internet die neue Adresse übernehmen: Deshalb bleibt der alte Anbieter noch einige Wochen aktiv.
Verliere ich die alten E-Mails auf meinem Computer?
Das hängt davon ab, wo sie liegen. Sind sie auf dem Server, kopiert IMAP sie alle. Liegen sie dagegen in einem lokalen Archiv, etwa in PST-Dateien von Outlook oder in Ordnern nur auf dem Computer, sieht der Anbieter sie nicht. Du musst sie vor dem Wechsel suchen und separat ins neue Postfach laden.
Muss ich alle Telefone und Computer neu einrichten?
Meistens ja, weil sich Server und Zugangsdaten ändern. Der Aufwand sinkt stark, wenn der neue Anbieter eine automatische Konfiguration anbietet: Das E-Mail-Programm findet die Server selbst anhand der E-Mail-Adresse, und du gibst nur noch das Passwort ein. Bereite am besten vor dem Stichtag eine Anleitung für deine Mitarbeitenden vor.