¿Puedo cambiar de proveedor de correo sin perder mensajes ni calendario?
Sí, si sabes qué se traslada solo y qué no. Lo que más se pierde, el orden correcto de los pasos y cómo evitar días sin correo.
«Cambiamos de proveedor, pero no quiero perder nada ni que nadie se quede dos días sin correo.» Es la petición correcta, y se puede cumplir. El riesgo no está en los mensajes. Está en todo lo que no sabes que tienes hasta que falta.
¿Puedo llevarme todos mis emails?
Sí, si están en el servidor. El correo se copia con IMAP, el protocolo estándar que ofrecen casi todos los proveedores: carpetas, mensajes leídos y no leídos, adjuntos. Hay herramientas que copian de un servidor a otro buzón por buzón, y que pueden repetir la copia para traer solo los mensajes nuevos.
¿Y el calendario y los contactos?
También se trasladan, por otro canal. El calendario y los contactos no pasan por IMAP: usan CalDAV y CardDAV, o se exportan a archivos estándar, iCalendar (.ics) para las citas y vCard (.vcf) para los contactos. Ojo con las invitaciones: después del traslado hay que revisar las reuniones periódicas y las respuestas de los asistentes.
¿Qué se pierde más a menudo al cambiar de proveedor?
Lo que nadie ha dejado por escrito en ningún sitio. Según nuestra experiencia, esto:
- Reglas y filtros: las carpetas en las que el correo se ordena solo.
- Firmas y respuestas automáticas: a menudo viven en el programa, no en el servidor.
- Alias y listas:
info@,administracion@, las direcciones que llegan a varias personas. - Buzones compartidos y delegaciones: quién puede leer o escribir en nombre de quién.
- Archivos locales: los archivos PST de Outlook o las carpetas guardadas solo en el ordenador, que el proveedor no ve.
Haz el inventario de estos cinco puntos antes del cambio. Es una hora de trabajo que te ahorra semanas de «pero antes funcionaba».
¿En qué orden se hace el cambio?
En seis pasos, y el orden importa:
- Inventario: buzones, alias, buzones compartidos, dispositivos, archivos locales.
- Preparación del dominio: unos días antes se reduce el tiempo de validez de los registros DNS, para que el cambio se propague más rápido.
- Primera copia del correo, el calendario y los contactos, mientras el buzón antiguo sigue en marcha.
- Cambio de destino del dominio (los registros MX) hacia el nuevo servidor.
- Segunda copia, solo de los mensajes llegados entretanto.
- Configuración de los dispositivos, con instrucciones ya preparadas para el equipo.
El proveedor antiguo sigue activo unas semanas: es la red de seguridad para los mensajes que llegan durante la propagación.
¿Cómo funciona el cambio a Akomodix?
Sin parar a nadie. En Akomodix, el dominio pasa al servidor nuevo desde el primer día, y los buzones todavía sin migrar siguen recibiendo el correo del sistema anterior. Se traslada un buzón cada vez, sin una noche en la que todo cambia a la vez. La migración desde los sistemas más habituales forma parte de la plataforma, y para los clientes actuales de Akomodix la preparamos nosotros.
Si estás pensando en cambiar, el inventario lo puedes hacer ya: escríbenos cuántos buzones, alias y dispositivos tenéis, y te diremos qué podrías perder con cualquier proveedor, incluidos nosotros.
Preguntas frecuentes sobre este tema
¿Cuánto tiempo me quedo sin correo durante el cambio?
Si el cambio está bien preparado, muy poco o nada. Se copia el correo mientras el buzón antiguo sigue funcionando, se cambia hacia dónde apunta el dominio (los registros MX) y después se vuelve a copiar solo lo que ha llegado entretanto. El momento delicado son las horas en que los servidores de internet actualizan la nueva dirección: por eso el proveedor antiguo debe seguir activo unas semanas.
¿Pierdo los correos antiguos que tengo en el ordenador?
Depende de dónde estén. Si están en el servidor, IMAP los copia todos. Si en cambio están en un archivo local, como los archivos PST de Outlook o las carpetas guardadas solo en el ordenador, el proveedor no los ve. Hay que localizarlos antes del cambio y subirlos aparte al buzón nuevo.
¿Tengo que volver a configurar todos los móviles y ordenadores?
Normalmente sí, porque cambian los servidores y las credenciales. El trabajo se reduce mucho si el nuevo proveedor publica la configuración automática: el programa de correo encuentra solo los servidores a partir de la dirección de correo y basta con introducir la contraseña. Conviene preparar una página de instrucciones para el equipo antes del día del cambio.