¿Dónde se guarda el correo de tu empresa, y por qué importa?

«Nuestro correo está en el proveedor.» Es lo que responde casi todo el mundo. Es cierto, pero es solo la primera de las tres respuestas correctas.

¿Dónde se guardan los emails de mi empresa?

Normalmente, en tres sitios:

1. En el servidor del proveedor, y en sus copias de seguridad. Es la copia principal, la que describe el contrato.
2. En cada dispositivo que lee el correo. Móviles, portátiles y ordenadores de la oficina suelen guardar una copia local para funcionar también sin conexión.
3. En copias de terceros, creadas por apps o servicios conectados: una app de correo que sincroniza a través de la nube de su fabricante, un reenvío automático a un buzón privado, un servicio de archivo o un asistente que lee el correo para resumirlo.

La tercera categoría es la que nadie ha elegido a conciencia, y la que conviene buscar.

¿Por qué es importante saber dónde está?

Porque cada copia tiene sus reglas. En el correo de una empresa hay contratos, ofertas, datos de clientes y a veces de pacientes.

• La ley. Con la nueva Ley federal de protección de datos suiza (nLPD), en vigor desde el 1 de septiembre de 2023, quien trata datos personales debe saber qué proveedores los tratan por su cuenta y dónde. En la UE, el RGPD impone una obligación parecida.
• Quién controla. La CLOUD Act estadounidense de 2018 permite a las autoridades de Estados Unidos pedir a un proveedor estadounidense los datos que controla, estén donde estén guardados. Importa quién gestiona el servicio, no solo dónde está el disco.
• Quién puede borrar. Cuando alguien deja la empresa o se cierra un buzón, las copias en los dispositivos y en manos de terceros no desaparecen solas.

¿Qué preguntas le hago a mi proveedor de correo?

Cinco, y las respuestas deberían caber en una página:

1. ¿En qué país están los servidores, incluidos los de las copias de seguridad?
2. ¿Qué empresa controla el servicio, y a qué ley está sujeta?
3. ¿Quién, dentro del proveedor, puede acceder a los buzones, y en qué casos?
4. ¿Cuánto tiempo se guardan las copias de seguridad, y qué pasa con los datos si te das de baja?
5. ¿Puedo exportar todo el buzón con protocolos estándar, en cualquier momento?

Si el proveedor no responde con claridad a alguna de ellas, ya has aprendido algo.

¿Cómo encuentro las copias que no conozco?

Revisa tres cosas, una vez al año:

• Las apps de correo de los móviles de empresa: algunas sincronizan a través de la nube del fabricante, y lo dicen en sus propias páginas de ayuda.
• Las reglas de reenvío automático de los buzones: un reenvío a una dirección privada es una copia fuera de control.
• Los servicios conectados al correo: calendarios externos, archivo, asistentes y apps a las que alguien ha dado acceso al buzón.

¿Dónde está el correo con Akomodix?

En nuestro servidor en Suiza y en tus dispositivos, sin copias de terceros de por medio. La plataforma funciona en hardware nuestro, en centros de datos suizos, gestionada por una empresa suiza. Las apps de Akomodix se conectan directamente al servidor, sin una nube intermedia, y con los protocolos estándar el buzón siempre se puede exportar entero.

Las tres comprobaciones de arriba, en cambio, las puedes hacer esta misma semana, con el proveedor que tienes. Si quieres una segunda opinión sobre las respuestas que recibas, escríbenos.