Onde estão guardados os e-mails da tua empresa, e porque é que isso importa?

“Os nossos e-mails estão no fornecedor.” É a resposta que quase todos dão. É verdadeira, mas é só a primeira das três respostas certas.

Onde estão guardados os e-mails da minha empresa?

Em três sítios, normalmente:

1. No servidor do fornecedor, e nos seus backups. É a cópia principal, a que o contrato descreve.
2. Em cada dispositivo que lê o correio. Telemóveis, portáteis e computadores do escritório guardam muitas vezes uma cópia local, para funcionarem também sem rede.
3. Em cópias de terceiros, criadas por apps ou serviços ligados: uma app de e-mail que sincroniza através da cloud do seu fabricante, um reencaminhamento automático para uma caixa privada, um serviço de arquivo ou um assistente que lê o correio para o resumir.

A terceira categoria é a que ninguém escolheu conscientemente, e a que vale a pena procurar.

Porque é importante saber onde estão os e-mails?

Porque cada cópia tem as suas regras. No correio de uma empresa há contratos, propostas, dados de clientes e às vezes de pacientes.

• A lei. Com a nova lei suíça sobre a proteção de dados (nLPD), em vigor desde 1 de setembro de 2023, quem trata dados pessoais tem de saber que fornecedores os tratam por sua conta e onde.
• Quem controla. O CLOUD Act norte-americano de 2018 permite às autoridades dos Estados Unidos pedir a um fornecedor norte-americano os dados que controla, esteja onde estiver o armazenamento. Conta quem gere o serviço, não só onde está o disco.
• Quem pode apagar. Quando alguém sai da empresa ou uma caixa é fechada, as cópias nos dispositivos e em terceiros não desaparecem sozinhas.

Que perguntas faço ao meu fornecedor de e-mail?

Cinco, e as respostas deviam caber numa página:

1. Em que país estão os servidores, incluindo os dos backups?
2. Que empresa controla o serviço, e a que lei está sujeita?
3. Quem, dentro do fornecedor, pode aceder às caixas de correio, e em que casos?
4. Durante quanto tempo ficam os backups, e o que acontece aos dados se cancelares o contrato?
5. Posso exportar a caixa inteira com protocolos padrão, a qualquer momento?

Se o fornecedor não responder com clareza a uma destas, já aprendeste alguma coisa.

Como encontro as cópias que não conheço?

Olha para três coisas, uma vez por ano:

• As apps de e-mail nos telemóveis da empresa: algumas sincronizam através da cloud do fabricante, e dizem-no nas suas páginas de suporte.
• As regras de reencaminhamento automático nas caixas de correio: um reencaminhamento para um endereço privado é uma cópia fora de controlo.
• Os serviços ligados ao e-mail: calendários externos, arquivo, assistentes e apps a que alguém deu acesso à caixa.

Onde ficam os e-mails com a Akomodix?

No nosso servidor na Suíça e nos teus dispositivos, sem cópias de terceiros pelo meio. A plataforma corre em hardware nosso, em datacenters suíços, gerida por uma empresa suíça. As apps Akomodix ligam-se diretamente ao servidor, sem uma cloud intermédia, e com os protocolos padrão a caixa pode sempre ser exportada por inteiro.

Já as três verificações acima podes fazê-las esta semana, com o fornecedor que tens. Se quiseres uma segunda opinião sobre as respostas que receberes, escreve-nos.