Posso mudar de fornecedor de e-mail sem perder mensagens e calendário?
Sim, se souberes o que passa sozinho e o que não passa. O que se perde mais vezes, a ordem certa dos passos e como evitar dias sem e-mail.
“Vamos mudar de fornecedor, mas não quero perder nada e não quero que ninguém fique dois dias sem e-mail.” É o pedido certo, e é possível. O risco não está nos e-mails: está em tudo o que não sabes que tens até fazer falta.
Posso levar todos os meus e-mails?
Sim, se estiverem no servidor. O correio copia-se com IMAP, o protocolo padrão que quase todos os fornecedores oferecem: pastas, mensagens lidas e não lidas, anexos. Há ferramentas que copiam de um servidor para outro, caixa a caixa, e que podem repetir a cópia para trazer só as mensagens novas.
E o calendário e os contactos?
Também se mudam, por outro canal. A agenda e os contactos não passam pelo IMAP: usam CalDAV e CardDAV, ou exportam-se em ficheiros padrão, iCalendar (.ics) para os compromissos e vCard (.vcf) para os contactos. Atenção aos convites: as reuniões recorrentes e as respostas dos participantes devem ser verificadas depois da transferência.
O que se perde mais vezes ao mudar de fornecedor de e-mail?
As coisas que ninguém escreveu em lado nenhum. Na nossa experiência, estas:
- Regras e filtros: as pastas para onde o correio se organiza sozinho.
- Assinaturas e respostas automáticas: muitas vezes vivem no programa, não no servidor.
- Aliases e listas:
info@,administracao@, os endereços que chegam a várias pessoas. - Caixas partilhadas e delegações: quem pode ler ou escrever em nome de quem.
- Arquivos locais: os ficheiros PST do Outlook ou as pastas guardadas só no computador, que o fornecedor não vê.
Faz o inventário destes cinco pontos antes da mudança. É uma hora de trabalho que poupa semanas de “mas antes funcionava”.
Por que ordem se faz a mudança?
Em seis passos, e a ordem conta:
- Inventário: caixas de correio, aliases, caixas partilhadas, dispositivos, arquivos locais.
- Preparação do domínio: alguns dias antes, baixa-se o tempo de validade dos registos DNS, para que a mudança se propague mais depressa.
- Primeira cópia do correio, do calendário e dos contactos, enquanto a caixa antiga ainda funciona.
- Alteração dos registos MX do domínio, para que apontem para o novo servidor.
- Segunda cópia, só das mensagens que chegaram entretanto.
- Configuração dos dispositivos, com instruções já prontas para a equipa.
O fornecedor antigo fica ativo durante algumas semanas: é a rede de segurança para as mensagens que chegam durante a propagação.
Como funciona a passagem para a Akomodix?
Sem parar ninguém. Na Akomodix, o domínio passa para o novo servidor logo no primeiro dia, e as caixas ainda não migradas continuam a receber o correio do sistema anterior: muda-se uma caixa de cada vez, sem uma noite em que tudo muda ao mesmo tempo. A migração a partir dos sistemas mais comuns faz parte da plataforma e, para os clientes Akomodix de hoje, somos nós que a preparamos.
Se estás a pensar mudar, o inventário podes fazê-lo já: escreve-nos quantas caixas de correio, aliases e dispositivos têm, e dizemos-te o que arriscarias perder com qualquer fornecedor, incluindo nós.
Perguntas frequentes sobre este tema
Quanto tempo fico sem e-mail durante a mudança?
Se a passagem estiver bem preparada, muito pouco ou nada. Copia-se o correio enquanto a caixa antiga ainda funciona, alteram-se os registos MX do domínio e depois volta a copiar-se só o que chegou entretanto. O ponto delicado são as horas em que os servidores da internet atualizam o novo endereço: por isso o fornecedor antigo deve ficar ativo durante algumas semanas.
Perco os e-mails antigos que tenho no computador?
Depende de onde estão. Se estão no servidor, o IMAP copia-os todos. Se estão num arquivo local, como os ficheiros PST do Outlook ou as pastas guardadas só no computador, o fornecedor não os vê. Tens de os procurar antes da mudança e carregá-los à parte na nova caixa de correio.
Tenho de voltar a configurar todos os telemóveis e computadores?
Normalmente sim, porque mudam os servidores e as credenciais. O trabalho reduz-se muito se o novo fornecedor publicar a configuração automática: o programa de e-mail encontra sozinho os servidores a partir do endereço de e-mail, e basta introduzir a palavra-passe. Vale a pena preparar uma página de instruções para a equipa antes do dia da mudança.