Posso cambiare fornitore di posta senza perdere email e calendario?

“Cambiamo fornitore, ma non voglio perdere niente e non voglio che qualcuno resti due giorni senza posta.” È la richiesta giusta, ed è realizzabile. Il rischio non sta nelle email: sta in tutto quello che non sai di avere finché non manca.

Posso portarmi via tutte le email?

Sì, se sono sul server. La posta si copia con IMAP, il protocollo standard che quasi tutti i fornitori offrono: cartelle, messaggi letti e non letti, allegati. Esistono strumenti che copiano da un server all’altro casella per casella, e che possono ripetere la copia per prendere solo i messaggi nuovi.

E il calendario e i contatti?

Si spostano anche loro, con un canale diverso. Agenda e rubrica non passano da IMAP: usano CalDAV e CardDAV, oppure si esportano in file standard, iCalendar (.ics) per gli appuntamenti e vCard (.vcf) per i contatti. Attenzione agli inviti: le riunioni ricorrenti e le risposte dei partecipanti vanno controllate dopo il trasferimento.

Cosa si perde più spesso in un cambio di fornitore?

Le cose che nessuno ha scritto da nessuna parte. Nella nostra esperienza, queste:

• Regole e filtri: le cartelle in cui la posta si smista da sola.
• Firme e risposte automatiche: spesso vivono nel programma, non nel server.
• Alias e liste: info@, amministrazione@, gli indirizzi che arrivano a più persone.
• Caselle condivise e deleghe: chi può leggere o scrivere per conto di chi.
• Archivi locali: i file PST di Outlook o le cartelle salvate solo sul computer, che il fornitore non vede.

Fai l’inventario di queste cinque voci prima del cambio. È un’ora di lavoro che risparmia settimane di “ma prima funzionava”.

In che ordine si fa il passaggio?

In sei passi, e l’ordine conta:

1. Inventario: caselle, alias, caselle condivise, dispositivi, archivi locali.
2. Preparazione del dominio: qualche giorno prima si abbassa la durata di validità dei record DNS, così il cambio si propaga più in fretta.
3. Prima copia di posta, calendario e contatti, mentre la vecchia casella lavora ancora.
4. Cambio del puntamento del dominio (i record MX) verso il nuovo server.
5. Seconda copia dei soli messaggi arrivati nel frattempo.
6. Configurazione dei dispositivi, con istruzioni già pronte per i collaboratori.

Il vecchio fornitore resta attivo qualche settimana: è la rete di sicurezza per i messaggi arrivati durante la propagazione.

Come funziona il passaggio ad Akomodix?

Senza fermare nessuno. Su Akomodix il dominio passa al server nuovo dal primo giorno, e le caselle non ancora migrate continuano a ricevere la posta dal sistema di prima: si sposta una casella alla volta, senza una notte in cui tutto cambia insieme. La migrazione dai sistemi più diffusi fa parte della piattaforma, e per i clienti Akomodix di oggi la prepariamo noi.

Se stai pensando a un cambio, l’inventario lo puoi fare già adesso: scrivici quante caselle, alias e dispositivi avete, e ti diciamo cosa rischieresti di perdere con qualsiasi fornitore, noi compresi.