Où sont stockés les e-mails de ton entreprise, et pourquoi c'est important ?

« Nos e-mails sont chez le fournisseur. » C’est ce que répond presque tout le monde. C’est vrai, mais ce n’est que la première des trois bonnes réponses.

Où sont stockés les e-mails de mon entreprise ?

À trois endroits, en général :

1. Sur le serveur du fournisseur, et dans ses sauvegardes. C’est la copie principale, celle que décrit le contrat.
2. Sur chaque appareil qui lit le courrier. Téléphones, ordinateurs portables et ordinateurs du bureau gardent souvent une copie locale, pour fonctionner aussi sans réseau.
3. Dans des copies chez des tiers, créées par des apps ou des services connectés : une app de messagerie qui synchronise via le cloud de son éditeur, un transfert automatique vers une boîte privée, un service d’archivage ou un assistant qui lit le courrier pour le résumer.

La troisième catégorie, personne ne l’a choisie en connaissance de cause. C’est celle qu’il vaut la peine de chercher.

Pourquoi est-ce important de savoir où ils sont ?

Parce que chaque copie a ses propres règles. Dans le courrier d’une entreprise, il y a des contrats, des offres, des données de clients et parfois de patients.

• La loi. Avec la nouvelle loi suisse sur la protection des données (nLPD), en vigueur depuis le 1er septembre 2023, qui traite des données personnelles doit savoir quels prestataires les traitent pour son compte, et où.
• Qui contrôle. Le CLOUD Act américain de 2018 permet aux autorités des États-Unis d’exiger d’un fournisseur américain les données qu’il contrôle, où qu’elles soient stockées. Ce qui compte, c’est qui exploite le service, pas seulement où se trouve le disque.
• Qui peut effacer. Quand un collaborateur s’en va ou qu’une boîte est fermée, les copies sur les appareils et chez des tiers ne disparaissent pas toutes seules.

Quelles questions poser à mon fournisseur de messagerie ?

Cinq, et les réponses devraient tenir sur une page :

1. Dans quel pays se trouvent les serveurs, y compris ceux des sauvegardes ?
2. Quelle société contrôle le service, et à quelle loi est-elle soumise ?
3. Qui, chez le fournisseur, peut accéder aux boîtes, et dans quels cas ?
4. Combien de temps les sauvegardes sont-elles conservées, et que deviennent les données si tu résilies ?
5. Puis-je exporter toute la boîte avec des protocoles standard, à tout moment ?

Si le fournisseur ne répond pas clairement à l’une de ces questions, tu as déjà appris quelque chose.

Comment trouver les copies que je ne connais pas ?

Regarde trois choses, une fois par année :

• Les apps de messagerie sur les téléphones de l’entreprise : certaines synchronisent via le cloud de leur éditeur, et le disent dans leurs propres pages d’aide.
• Les règles de transfert automatique dans les boîtes : un transfert vers une adresse privée, c’est une copie hors de contrôle.
• Les services connectés au courrier : calendriers externes, archivage, assistants et apps auxquels quelqu’un a donné accès à la boîte.

Où sont les e-mails avec Akomodix ?

Sur notre serveur en Suisse et sur tes appareils, sans copies chez des tiers au milieu. La plateforme tourne sur notre propre matériel, dans des datacenters suisses, exploitée par une société suisse. Les apps Akomodix se connectent directement au serveur, sans cloud intermédiaire, et grâce aux protocoles standard, la boîte peut toujours être exportée en entier.

Les trois vérifications ci-dessus, en revanche, tu peux les faire cette semaine, avec le fournisseur que tu as. Si tu veux un deuxième avis sur les réponses que tu reçois, écris-nous.