Como deixar de ver o e-mail de cinco em cinco minutos?
Não precisas de mais força de vontade: precisas de decidir quando ler e deixar o e-mail esperar. Quatro hábitos concretos e o que faz o Modo Foco.
Abres o e-mail “só um instante”, respondes a duas mensagens e, quando voltas ao que estavas a fazer, já não te lembras de onde ias. Não é falta de disciplina. É a forma como funciona um programa de e-mail clássico: cada mensagem nova pede a tua atenção de imediato.
Porque é que estou sempre a ver o e-mail?
Porque é o programa que decide por ti. Cada notificação é um pequeno chamamento, e o cérebro aprende a responder ao chamamento. Quanto mais notificações recebes, mais vezes verificas, mesmo quando não chegou nada.
Há também uma razão menos óbvia: o e-mail mistura tudo. A mensagem do cliente importante está ao lado do recibo automático e da newsletter. Como não sabes o que vais encontrar, verificas tudo, sempre.
As interrupções fazem-me mesmo trabalhar pior?
Fazem-te trabalhar mais depressa, e pior para ti. Um estudo de Gloria Mark e colegas da Universidade da Califórnia em Irvine, apresentado na conferência CHI em 2008, observou pessoas a fazer uma tarefa com e sem interrupções. Quem era interrompido acabava o trabalho em menos tempo e com a mesma qualidade, mas relatava mais stress, mais frustração, mais pressão e mais cansaço.
Por outras palavras: as interrupções não se veem no resultado, pagam-se ao fim do dia.
Como volto a ter o controlo do e-mail?
Com quatro hábitos, do mais fácil ao mais eficaz:
- Escolhe dois ou três momentos fixos para ler o e-mail: no início, depois do almoço, antes de fechar. Fora desses momentos, o programa fica fechado.
- Desliga as notificações, todas exceto as das pessoas que contam mesmo: o dono da empresa, os clientes principais, quem te substitui.
- Separa as pessoas das máquinas. Recibos, avisos automáticos e newsletters podem ir para pastas à parte, para ver uma vez por dia.
- Trabalha por blocos. Quarenta ou cinquenta minutos numa só coisa, depois uma pausa curta. Durante o bloco, o correio espera.
O terceiro e o quarto são os mais difíceis de manter sozinho: exigem regras, filtros e disciplina todos os dias. É exatamente o trabalho que um programa de e-mail devia fazer por ti.
O que faz o Modo Foco da Akomodix?
Faz essas quatro coisas sozinho. Nas apps Akomodix, no telemóvel e no computador:
- Um só interruptor, blocos de trabalho e pausas. Durante um bloco, só os VIP e as respostas em conversas em curso avisam logo; o resto chega no fim do bloco.
- Liga-se com um toque, no telemóvel também nas definições rápidas. Nada de contadores nem de séries para não quebrar: decides tu.
- O correio divide-se sozinho em Pessoas, Automáticos e Newsletters: quando abres a app, vês primeiro quem te escreveu de facto.
- No telemóvel, o calendário abre na vista Agora, ou seja, no que está a acontecer agora e no que vem a seguir, e as tarefas com data aparecem ao lado dos compromissos.
O que podes fazer a partir de amanhã?
Escolhe os teus três momentos para o e-mail e marca-os na agenda como compromissos contigo próprio. Depois abre as definições do telemóvel e desliga as notificações do e-mail, exceto as dos contactos importantes. Demora cinco minutos e, no resto do dia, a agenda decides tu.
Se quiseres trabalhar assim em toda a empresa, com ferramentas que o fazem por ti, escreve-nos: mostramos-te como funcionam as nossas apps e o que é preciso para começar.
Perguntas frequentes sobre este tema
Se não responder logo aos clientes, não me arrisco a perdê-los?
Quase nunca. A maior parte dos e-mails não é urgente, e quem tem mesmo uma urgência costuma telefonar. O risco verdadeiro é não distinguir as poucas mensagens urgentes das outras. Por isso vale a pena deixar passar sempre as pessoas importantes, como os clientes principais ou o dono da empresa, e pôr tudo o resto à espera durante uma hora.
De quanto em quanto tempo devo ver o e-mail?
Depende do trabalho, mas para muitas pessoas chegam três momentos por dia: no início, depois do almoço e antes de fechar. Quem trabalha em contacto com clientes pode precisar de uma verificação por hora. O importante é seres tu a escolher a hora, e que entre uma verificação e a seguinte o e-mail não te interrompa.
O que é um Modo Foco numa app de e-mail?
É um interruptor que, durante o tempo que escolheres, retém as mensagens não urgentes e só deixa passar as das pessoas que indicaste como importantes. No fim do bloco encontras tudo lá, arrumado. Nas apps Akomodix, o Modo Foco funciona com blocos de trabalho e pausas; no telemóvel também se liga com um toque nas definições rápidas.