¿El nuevo Outlook copia tu correo en la nube de Microsoft?
Sí, con varios tipos de cuenta: lo dice la propia Microsoft. Qué apps lo hacen, qué cambia para una empresa suiza y cómo leer el correo sin intermediarios.
«Solo he instalado Outlook en el móvil y he añadido el buzón de la oficina.» Es algo que hace mucha gente, y funciona. Lo que la app no dice en voz alta es adónde va a parar, desde ese momento, una copia de tu correo.
¿El nuevo Outlook copia de verdad el correo en la nube de Microsoft?
Sí, con las cuentas que Microsoft enumera. En la página de ayuda “Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud”, Microsoft escribe que sincronizar la cuenta significa que una copia del correo, el calendario y los contactos se sincroniza entre tu proveedor de correo y los centros de datos de Microsoft.
Las apps y cuentas afectadas, según esa misma página:
| App | Cuentas sincronizadas con Microsoft Cloud |
|---|---|
| Outlook para iPhone y iPad | Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP |
| Outlook para Android | Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP |
| Nuevo Outlook para Mac | Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP |
| Nuevo Outlook para Windows | Gmail, Yahoo |
IMAP es la forma estándar con la que casi todos los proveedores de correo de empresa te dejan leer el buzón. Así que el asunto también te afecta aunque tu correo no sea de Microsoft.
¿Por qué lo hace Outlook?
Para ofrecer sus funciones también en los buzones que no son de Microsoft. La página enumera la búsqueda, la bandeja de entrada prioritaria, los recordatorios, la gestión de reuniones y del calendario: funciones que se ejecutan en los servidores de Microsoft y que, por tanto, necesitan los datos allí.
Desde el punto de vista técnico es una decisión coherente. El precio es que tu correo ya no pasa solo entre tú y tu proveedor.
¿Qué cambia para una empresa suiza?
Cambia quién tiene una copia de tu correo y qué reglas se aplican a esa copia. Microsoft escribe que a los datos de la cuenta sincronizada se aplican el Contrato de servicios de Microsoft y la Declaración de privacidad de Microsoft, además de las condiciones de tu proveedor.
En la práctica, tres cosas:
- Un proveedor más. En el correo hay contratos, ofertas, datos de clientes. Con la nueva Ley federal de protección de datos suiza (nLPD), en vigor desde el 1 de septiembre de 2023, quien trata datos personales debe saber a quién los confía.
- Las reglas de otro país. Microsoft es una empresa estadounidense. La CLOUD Act de 2018 permite a las autoridades de Estados Unidos pedir a un proveedor estadounidense los datos que controla, estén donde estén guardados.
- Una copia que recordar. Si cambias de proveedor o cierras un buzón, la copia en la nube de Microsoft es un sitio más en el que pensar. La página de ayuda no explica cómo borrarla.
No decimos que alguien lea tu correo. Decimos que existe una copia, y que las reglas sobre esa copia no las decides tú.
¿Cómo leer el correo sin pasar por una nube intermedia?
Usa una app que se conecte directamente al servidor de tu correo. Es más sencillo de lo que parece:
- En el ordenador, los programas de correo tradicionales, como Thunderbird u Outlook clásico para Windows con una cuenta IMAP, leen el correo directamente del servidor.
- Pregunta a tu proveedor dónde está el servidor y si su webmail funciona sin pasar por servicios de terceros.
- En el móvil es más difícil, porque la app más habitual para quien viene de Outlook es justo la que sincroniza con la nube.
Para el móvil y el ordenador están las apps de Akomodix: web, iPhone, Android y ordenador, conectadas directamente al servidor, sin nube intermedia y sin kits de seguimiento de terceros. En nuestra plataforma, el servidor bloquea el nuevo Outlook, con un mensaje que explica por qué. Preferimos decírtelo antes que dejar que lo descubras después.
¿Qué puedes hacer hoy?
Mira qué apps usa tu equipo para el correo de la oficina, sobre todo en el móvil. Cada día que una app sincronizada sigue conectada, la copia en la nube se actualiza con los mensajes nuevos.
Si quieres saber, app por app, por dónde pasa el correo de tu empresa, escríbenos: te lo diremos con franqueza, aunque la respuesta sea que ya está todo bien.
Preguntas frecuentes sobre este tema
¿Outlook para Android copia los emails en la nube de Microsoft?
Sí, con las cuentas de Gmail, Yahoo, iCloud e IMAP. Microsoft lo explica en su página de ayuda sobre la sincronización con Microsoft Cloud: el correo, el calendario y los contactos se sincronizan entre tu proveedor de correo y los centros de datos de Microsoft, y a los datos de la cuenta se aplican también el Contrato de servicios de Microsoft y la Declaración de privacidad de Microsoft.
¿Outlook clásico para Windows hace lo mismo?
La página de Microsoft sobre la sincronización se refiere al nuevo Outlook para Windows y para Mac y a las apps para iPhone y Android. Outlook clásico para Windows, con una cuenta IMAP, lee el correo directamente del servidor y lo guarda en el ordenador. Por eso, en nuestra plataforma, Outlook clásico se conecta de forma nativa.
¿Está prohibido en Suiza usar el nuevo Outlook con el correo de empresa?
No está prohibido en sí. Pero con la nueva Ley federal de protección de datos suiza (nLPD), en vigor desde el 1 de septiembre de 2023, quien trata datos personales debe saber qué proveedores los tratan por su cuenta y dónde; en la UE, el RGPD impone una obligación parecida. Si en el correo hay datos de clientes o pacientes, conviene decidirlo a conciencia, en lugar de descubrirlo después.