Il nuovo Outlook copia la tua posta nel cloud di Microsoft?

“Ho solo installato Outlook sul telefono e ho aggiunto la casella dell’ufficio.” È un gesto che fanno in tanti, e funziona. Quello che l’app non dice ad alta voce è dove finisce, da quel momento, una copia della tua posta.

Il nuovo Outlook copia davvero la posta nel cloud di Microsoft?

Sì, per gli account che Microsoft elenca. Nella pagina di supporto “Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud”, Microsoft scrive che sincronizzare l’account significa che una copia di posta, calendario e contatti viene sincronizzata fra il tuo fornitore di posta e i datacenter di Microsoft.

Le app e gli account interessati, secondo la stessa pagina:

App	Account sincronizzati con il Microsoft Cloud
Outlook per iPhone e iPad	Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP
Outlook per Android	Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP
Nuovo Outlook per Mac	Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP
Nuovo Outlook per Windows	Gmail, Yahoo

IMAP è il modo standard con cui quasi tutti i fornitori di posta aziendale ti fanno leggere la casella. Quindi la questione riguarda anche te se la tua posta non è di Microsoft.

Perché Outlook lo fa?

Per offrire le sue funzioni anche sulle caselle che non sono di Microsoft. La pagina elenca ricerca, posta evidenziata, promemoria, gestione delle riunioni e del calendario: funzioni che girano sui server di Microsoft, e che quindi hanno bisogno dei dati lì.

Dal punto di vista tecnico è una scelta coerente. Il prezzo è che la tua posta non passa più soltanto fra te e il tuo fornitore.

Cosa cambia per un’azienda svizzera?

Cambia chi ha una copia della tua posta e quali regole valgono su quella copia. Microsoft scrive che ai dati dell’account sincronizzato si applicano il Contratto di servizi Microsoft e l’Informativa sulla privacy di Microsoft, oltre alle condizioni del tuo fornitore.

In pratica, tre cose:

• Un fornitore in più. Nella posta ci sono contratti, offerte, dati di clienti. Con la nuova legge svizzera sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° settembre 2023, chi tratta dati personali deve sapere a chi li affida.
• Le regole di un altro Paese. Microsoft è una società americana. Il CLOUD Act del 2018 permette alle autorità americane di chiedere a un fornitore americano i dati che controlla, ovunque siano conservati.
• Una copia da ricordare. Se cambi fornitore o chiudi una casella, la copia nel cloud di Microsoft è un posto in più a cui pensare. La pagina di supporto non spiega come cancellarla.

Non stiamo dicendo che qualcuno legga la tua posta. Stiamo dicendo che una copia esiste, e che le regole su quella copia non le decidi tu.

Come leggere la posta senza passare da un cloud intermedio?

Usa un’app che si collega direttamente al server della tua posta. È più semplice di quanto sembri:

1. Sul computer, i programmi di posta tradizionali, come Thunderbird o Outlook classico per Windows con un account IMAP, leggono la posta direttamente dal server.
2. Chiedi al tuo fornitore dove sta il server e se la sua webmail funziona senza passare da servizi di terzi.
3. Sul telefono è più difficile, perché l’app più diffusa per chi viene da Outlook è proprio quella che sincronizza con il cloud.

Per il telefono e per il computer ci sono le app Akomodix: web, iPhone, Android e computer, collegate direttamente al server, senza cloud intermedio e senza kit di tracciamento. Sulla nostra piattaforma il nuovo Outlook è bloccato dal server, con un messaggio che spiega perché. Preferiamo dirtelo prima che fartelo scoprire dopo.

Cosa puoi fare oggi?

Guarda quali app usano i tuoi collaboratori per la posta dell’ufficio, soprattutto sul telefono. Ogni giorno in cui un’app sincronizzata resta collegata, la copia nel cloud si aggiorna con i messaggi nuovi.

Se vuoi sapere, app per app, dove passa la posta della tua azienda, scrivici: te lo diciamo con franchezza, anche se la risposta è che va già tutto bene.