Kopiert das neue Outlook deine E-Mails in die Microsoft Cloud?
Ja, bei mehreren Kontoarten: Microsoft schreibt es selbst. Welche Apps das tun, was sich für eine Schweizer Firma ändert und wie du E-Mails ohne Zwischenstation liest.
„Ich habe nur Outlook aufs Telefon geladen und das Büropostfach hinzugefügt.“ Das machen viele, und es funktioniert. Was die App nicht laut sagt: wo ab diesem Moment eine Kopie deiner E-Mails landet.
Kopiert das neue Outlook die E-Mails wirklich in die Microsoft Cloud?
Ja, bei den Konten, die Microsoft aufführt. Auf der Supportseite “Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud” schreibt Microsoft, dass die Synchronisierung des Kontos bedeutet: Eine Kopie von E-Mails, Kalender und Kontakten wird zwischen deinem E-Mail-Anbieter und den Rechenzentren von Microsoft synchronisiert.
Betroffene Apps und Konten laut derselben Seite:
| App | Konten, die mit der Microsoft Cloud synchronisiert werden |
|---|---|
| Outlook für iPhone und iPad | Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP |
| Outlook für Android | Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP |
| Neues Outlook für Mac | Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP |
| Neues Outlook für Windows | Gmail, Yahoo |
IMAP ist der Standardweg, über den fast alle Anbieter von Firmen-E-Mail dich dein Postfach lesen lassen. Das Thema betrifft dich also auch, wenn deine E-Mails nicht bei Microsoft liegen.
Warum macht Outlook das?
Um seine Funktionen auch für Postfächer anzubieten, die nicht von Microsoft sind. Die Seite nennt Suche, hervorgehobene Nachrichten, Erinnerungen, Verwaltung von Sitzungen und Kalender: Funktionen, die auf den Servern von Microsoft laufen und dafür die Daten dort brauchen.
Technisch ist das eine folgerichtige Entscheidung. Der Preis: Deine E-Mails laufen nicht mehr nur zwischen dir und deinem Anbieter.
Was ändert sich für eine Schweizer Firma?
Es ändert sich, wer eine Kopie deiner E-Mails hat und welche Regeln für diese Kopie gelten. Microsoft schreibt, dass für die Daten des synchronisierten Kontos der Microsoft-Servicevertrag und die Microsoft-Datenschutzerklärung gelten, zusätzlich zu den Bedingungen deines Anbieters.
Konkret heisst das drei Dinge:
- Ein Anbieter mehr. In der Post stecken Verträge, Offerten, Kundendaten. Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG), in Kraft seit dem 1. September 2023, musst du wissen, wem du Personendaten anvertraust.
- Die Regeln eines anderen Landes. Microsoft ist eine amerikanische Firma. Der CLOUD Act von 2018 erlaubt US-Behörden, von einem amerikanischen Anbieter die Daten zu verlangen, die er kontrolliert, egal wo sie gespeichert sind.
- Eine Kopie, an die du denken musst. Wechselst du den Anbieter oder schliesst du ein Postfach, ist die Kopie in der Microsoft Cloud ein Ort mehr, um den du dich kümmern musst. Die Supportseite erklärt nicht, wie man sie löscht.
Wir sagen nicht, dass jemand deine E-Mails liest. Wir sagen, dass es eine Kopie gibt und dass nicht du die Regeln für diese Kopie bestimmst.
Wie lese ich E-Mails ohne Cloud dazwischen?
Nutze eine App, die sich direkt mit dem Server deiner E-Mails verbindet. Das ist einfacher, als es klingt:
- Am Computer lesen klassische E-Mail-Programme wie Thunderbird oder das klassische Outlook für Windows mit einem IMAP-Konto die Post direkt vom Server.
- Frag deinen Anbieter, wo der Server steht und ob sein Webmail ohne Dienste von Dritten funktioniert.
- Auf dem Telefon ist es schwieriger, weil die verbreitetste App für alle, die von Outlook kommen, genau die ist, die mit der Cloud synchronisiert.
Für Telefon und Computer gibt es die Akomodix Apps: Web, iPhone, Android und Computer, direkt mit dem Server verbunden, ohne Cloud dazwischen und ohne Tracking-SDKs. Auf unserer Plattform sperrt der Server das neue Outlook, mit einer Meldung, die erklärt, warum. Wir sagen es dir lieber vorher, als dass du es hinterher herausfindest.
Was kannst du heute tun?
Schau nach, welche Apps deine Mitarbeitenden für die Büro-E-Mails nutzen, vor allem auf dem Telefon. Jeden Tag, an dem eine synchronisierte App verbunden bleibt, wird die Kopie in der Cloud mit den neuen Nachrichten ergänzt.
Wenn du App für App wissen willst, über welche Stationen die E-Mails deiner Firma laufen, schreib uns: Wir sagen es dir offen, auch wenn die Antwort lautet, dass schon alles in Ordnung ist.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Kopiert Outlook für Android die E-Mails in die Microsoft Cloud?
Ja, bei Konten von Gmail, Yahoo, iCloud und IMAP. Microsoft erklärt das auf der Supportseite zur Synchronisierung mit der Microsoft Cloud: E-Mails, Kalender und Kontakte werden zwischen deinem E-Mail-Anbieter und den Rechenzentren von Microsoft synchronisiert, und für die Kontodaten gelten zusätzlich der Microsoft-Servicevertrag und die Microsoft-Datenschutzerklärung.
Macht das klassische Outlook für Windows dasselbe?
Die Seite von Microsoft zur Synchronisierung betrifft das neue Outlook für Windows und Mac sowie die Apps für iPhone und Android. Das klassische Outlook für Windows liest mit einem IMAP-Konto die Post direkt vom Server und speichert sie auf dem Computer. Deshalb verbindet sich das klassische Outlook auf unserer Plattform nativ.
Ist das neue Outlook mit Firmen-E-Mails in der Schweiz verboten?
An sich ist es nicht verboten. Mit dem revidierten Datenschutzgesetz, in Kraft seit dem 1. September 2023, musst du aber wissen, welche Anbieter Personendaten in deinem Auftrag bearbeiten und wo. Stecken in der Post Daten von Kunden oder Patienten, solltest du das bewusst entscheiden, statt es erst hinterher zu merken.