O novo Outlook copia o teu e-mail para a cloud da Microsoft?

“Só instalei o Outlook no telemóvel e adicionei a caixa do escritório.” É um gesto que muita gente faz, e funciona. O que a app não diz em voz alta é para onde vai, a partir daí, uma cópia do teu e-mail.

O novo Outlook copia mesmo o e-mail para a cloud da Microsoft?

Sim, para as contas que a Microsoft enumera. Na página de suporte “Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud”, a Microsoft escreve que sincronizar a conta significa que uma cópia do correio, do calendário e dos contactos é sincronizada entre o teu fornecedor de e-mail e os datacenters da Microsoft.

As apps e as contas abrangidas, segundo a mesma página:

App	Contas sincronizadas com a Microsoft Cloud
Outlook para iPhone e iPad	Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP
Outlook para Android	Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP
Novo Outlook para Mac	Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP
Novo Outlook para Windows	Gmail, Yahoo

O IMAP é a forma padrão com que quase todos os fornecedores de e-mail empresarial te deixam ler a caixa de correio. Por isso, a questão também te diz respeito se o teu e-mail não é da Microsoft.

Porque é que o Outlook faz isto?

Para oferecer as suas funções também nas caixas de correio que não são da Microsoft. A página enumera a pesquisa, o correio em destaque, os lembretes, a gestão de reuniões e do calendário: funções que correm nos servidores da Microsoft e que, por isso, precisam dos dados lá.

Do ponto de vista técnico, é uma escolha coerente. O preço é que o teu e-mail deixa de passar apenas entre ti e o teu fornecedor.

O que muda para uma empresa suíça?

Muda quem tem uma cópia do teu e-mail e que regras se aplicam a essa cópia. A Microsoft escreve que aos dados da conta sincronizada se aplicam o Contrato de Serviços Microsoft e a Declaração de Privacidade da Microsoft, além das condições do teu fornecedor.

Na prática, três coisas:

• Mais um fornecedor. No correio há contratos, propostas, dados de clientes. Com a nova lei suíça sobre a proteção de dados, em vigor desde 1 de setembro de 2023, quem trata dados pessoais tem de saber a quem os confia.
• As regras de outro país. A Microsoft é uma empresa norte-americana. O CLOUD Act de 2018 permite às autoridades norte-americanas pedir a um fornecedor norte-americano os dados que controla, esteja onde estiver o armazenamento.
• Uma cópia para não esquecer. Se mudares de fornecedor ou fechares uma caixa de correio, a cópia na cloud da Microsoft é mais um sítio em que pensar. A página de suporte não explica como apagá-la.

Não estamos a dizer que alguém lê o teu e-mail. Estamos a dizer que existe uma cópia, e que as regras dessa cópia não és tu que as decides.

Como ler o e-mail sem passar por uma cloud intermédia?

Usa uma app que se ligue diretamente ao servidor do teu e-mail. É mais simples do que parece:

1. No computador, os programas de e-mail tradicionais, como o Thunderbird ou o Outlook clássico para Windows com uma conta IMAP, leem o correio diretamente do servidor.
2. Pergunta ao teu fornecedor onde está o servidor e se o webmail dele funciona sem passar por serviços de terceiros.
3. No telemóvel é mais difícil, porque a app mais usada por quem vem do Outlook é precisamente a que sincroniza com a cloud.

Para o telemóvel e para o computador há as apps Akomodix: web, iPhone, Android e computador, ligadas diretamente ao servidor, sem cloud intermédia e sem kits de rastreio de terceiros. Na nossa plataforma, o novo Outlook é bloqueado pelo servidor, com uma mensagem que explica porquê. Preferimos dizer-to antes do que deixar que o descubras depois.

O que podes fazer hoje?

Vê que apps a tua equipa usa para o e-mail do escritório, sobretudo no telemóvel. Cada dia em que uma app sincronizada fica ligada, a cópia na cloud atualiza-se com as mensagens novas.

Se quiseres saber, app a app, por onde passa o e-mail da tua empresa, escreve-nos: dizemos-te com franqueza, mesmo que a resposta seja que já está tudo bem.